fbpx

Povećanje produktivnosti primjenom menadžerskih vještina i  upravljanja vremenom

Držeći mnoge obuke u firmama različitih vrsta djelatnosti, primijetila sam da se, skoro po pravilu, javljaju uvijek isti problemi kod menadžmenta. Velika većina, a u njih ubrajam i top menadžment, ima problema sa primjenom menadžerskih vještina – planiranjem, organizovanjem, delegiranjem i kontrolom.

Neki ne delegiraju jer se boje za svoj položaj, neki jer to i ne znaju. Tako je i sa ostalim vještinama. Produktivnost opada, javlja se prekomjerni stres na poslu, opšta neorganizovanost. A može bolje. Možemo uticati na produktivnost na poslu. Menadžeri pogotovo.

Prije nego što uopšte se dotaknemo savjeta, treba definisati šta to produktivnost jeste, da bismo vidjeli šta uopšte treba da unaprijedimo.

Definicija nam kaže da je produktivnost uspješnost  pri obavljanju nekog posla u odnosu na upotrebljene resurse.U faktore produktivnosti spadaju sve one činjenice koje mogu da utiču na radni učinak tj.na odnos između ostvarenog rezultata i utroška radne snage. Faktori koji uslovljavaju produktivnost se mogu grupisati u dvije osnovne kategorije – objektivne i subjektivne.

Objektivni faktori su oni faktori na koje preduzeće ne može da utiče i da ih mijenja u toku procesa poslovanja.

Subjektivni faktori su dejstva koja su vezana za čovjekovu ličnost, a ispoljavaju se preko: nepotpunog korištenja ukupnih kapaciteta, nivoa stvarne kvalifikovanosti radnika i radne disciline.

Ono čime se mi bavimo ovdje i gdje vidimo značajan prostor za unapređenje su subjektivni faktori, dakle pojedinačka čovjekova aktivnost, ljudski resurs.

Zašto želimo biti produktivni?

Ako sebi postavimo pitanje zašto želim biti produktivniji na poslu, vidjećemo da se odgovori na to mogu grupisati u dvije kategorije. Jedna je vrijeme – dakle, zaposleni želi imati više vremena za bavljenje stvarima koje vole ili korist – žele da bolje obavljaju posao kako bi više zarađivali.

Kako početi sa unapređenjem u ovoj oblasti?

Da bi se ostvario napredak u bilo kojoj od navedenih kategorija, potrebno je prvo utvrditi gdje „curi“ nečije vrijeme, a onda je potrebno i promijeniti nečiju rutinu.

Za samo utvrđivanje na šta osoba troši vrijeme postoji par starih dobrih tehnika kojom se osoba osvješćuje, jer ta osoba možda i ne zna, ili nije svjesna, na šta sve troši vrijeme u toku radnog vremena. Primjenom tehnika vrlo brzo se dobija uvid u nečiji radni dan i sve one zadatke koje osoba obavja u toko jednog dana.

Tako se dolazi do nečijih rutina, odnosno ustaljenog načina ponašanja na poslu za kojeg nisu, možda, ni svjesni da bi mogli da ga mijenjaju/unaprijede. Ili da to možda uopšte nije njhov posao, da su možda mogli nešto da delegiraju, nešto da ne urade uopšte, da nešto ne spada u njihov opis radnih zadataka i slično.

 

Šta je dalje potrebno raditi?

 

Kada smo dobili uvod u nečije vrijeme i u nečije rutine, kada smo osvijestili tu osobu možemo joj pomoći da alocira svoje vrijeme mnogo efikasnije.

Postoje mnoge tehnike za to: to-do lista, pisanje liste uspjeha, razvijanje zdravih radnih navika, fokusa.

 

Zašto je važno ostati fokusiran i koje tehnike se mogu primijeniti?

S obzirom da je ovo vrijeme mobilnih telefona, interneta, mejlova, društvenih mreža, kolega/klijenata  kojima treba „samo pet minuta“ našeg vremena, mi smo ti koji su non-stop prekidani/ometani u onome što radimo.

To je razlog što moramo vježbati naš fokus na stvari koje su važne. Za to možemo da primjenimo zaista jednostavnu, a vrlo efikasnu „Pomodoro Technique“ koja se sastoji u sljedećem:

  1. Izabrati samo jedan zadatak koji smo sebi zadali na to-do listi,
  2. Podesiti tajmer na 25 minuta,
  3. Raditi na tome dok ne zazvoni,
  4. Uzeti pauzu od 5 minuta.
  5. Ponoviti jednom do 4 puta sa pauzama od 15 minuta.

To izgleda kao puno vremena, ali to je 25 minuta vremena potpuno posvećenog zadatku, neprekinutog ničim (telefonom, mobilnim, mejlom, kolegom, notifikacijom, ničim).

Druga tehnika koja pomaže jeste tehnika „Dva minuta“. A ona ima dva dijela.

Prvi dio kaže – ako to može biti urađeno za dva minuta – onda to uradi. Ali uradi odmah. A nemoj govoriti meni za to treba dva minuta, lako ću ja to. Uradi odmah. (Odgovori na e-mail, prospi smeće, napravi plan dok piješ kafu, odgovori kolegi, šta god. Samo uradi).

Drugi dio kaže – ako nečemu treba više od dva minuta i ti to zato odlažeš – onda ti tome posveti dva minuta. Na primjer: umjesto meditacje od 20 minuta – meditiraj 2, želiš da treniraš 1 dat dnevno – skači 2 minuta, želiš da napišeš neki tekst za koji ti treba puno vremena – piši ta dva minuta. Kad počneš raditi na malim zadacima, spreman si za veće.

 

Šta sa stvarima koje mrzite da radite?

Postoje, naravno i stvari koje baš mrzimo da radimo. Nemoguće je da baš sve volite na svom poslu. Ali iako ih mrzimo, moramo da ih radimo. Kako možemo da izađemo na kraj sa tim?

Najjednostavniji način jeste da pokušate da uparite stvari koje ne podnosite sa onima koje volite da radite, a koje su komplementarne. Na primjer: ručak u omiljenom restoranu i sastanak sa nezgodnim kolegom, izađite na kafu van kancelarije dok odgovarate na mejlove i slično.

 

Ovo su neke od najvećih prepreka normalnom funkcionisanju radnih procesa koje sam primijetila. Povećanje produktivnosti kroz usvajanje vještina potrebnih za upravljanje vremenom i „vježbanjem“ menadžerskih vještina je svakako moguće.

Obuke Agencije Spektar koje vam mogu pomoći u razvijanju menadžerskih vještina, i povećanju same produktivnosti su:

Upravljanje vremenom: http://www.agencijaspektar.com/2016/07/14/upravljanje-vremenom/

Menadžerske vještine: http://www.agencijaspektar.com/2015/09/23/menadzerske-vjestine/

Svakako tu su i druge naše obuke.

 

Mirjana Vračar

Stručni saradnik, Agencija Spektar